Press release untuk acara dan event: template + cara mengirim ke media
Event adalah salah satu momentum PR paling berharga yang dimiliki sebuah brand atau organisasi — tapi hanya jika dikomunikasikan dengan benar ke media. Sayangnya, banyak penyelenggara event yang mengirim press release terlambat, ke media yang salah, atau dengan format yang tidak memenuhi standar editorial. Hasilnya: event yang menghabiskan ratusan juta rupiah hanya mendapat liputan dari dua atau tiga media kecil.
Panduan ini membahas cara menulis dan mendistribusikan press release event yang benar — mulai dari pre-event announcement hingga post-event coverage — lengkap dengan template yang bisa langsung digunakan.
Event yang dikomunikasikan dengan baik bisa menghasilkan liputan dari 20-50+ media sekaligus — memberikan jangkauan yang jauh melebihi kapasitas tamu yang hadir secara fisik.
Tiga momentum press release untuk satu event
Strategi PR event yang optimal tidak hanya mengirim satu press release saat event berlangsung. Ada tiga momentum yang masing-masing menghasilkan jenis liputan yang berbeda:
Pre-event announcement (H-14 sampai H-7)
Tujuan: membangun awareness dan undang media untuk hadir. Press release ini harus menjawab siapa yang akan hadir, apa yang akan terjadi, mengapa event ini penting, dan bagaimana media bisa mendaftarkan diri. Distribusikan 2 minggu sebelum acara agar jurnalis bisa merencanakan liputan dan meminta penugasan dari editor mereka.
On-event atau hari-H (H-0 atau H+1)
Tujuan: distribusi ke media yang tidak hadir. Berisi highlight utama event, angka konkret (jumlah peserta, pembicara, transaksi yang terjadi), dan kutipan dari narasumber kunci. Distribusikan di hari event berlangsung atau paling lambat keesokan paginya — sebelum momentum beritanya habis.
Post-event follow-up (H+3 sampai H+7)
Tujuan: memperpanjang umur berita event. Berisi hasil dan dampak yang bisa diukur: berapa MoU yang ditandatangani, berapa total transaksi, temuan atau insight penting dari diskusi panel, atau pengumuman tindak lanjut. Banyak event besar di Indonesia yang mendapat liputan kedua dari press release jenis ini.
Template press release event (pre-event announcement)
UNTUK SEGERA DIRILIS
[Nama Brand/Organisasi] Gelar [Nama Event] pada [Tanggal], Hadirkan [Pembicara/Peserta Utama]
[Sub-headline: 1 kalimat tambahan dengan detail yang memperkuat nilai berita]
[Kota], [Tanggal Rilis] — [Nama Brand/Organisasi] akan menyelenggarakan [Nama Event] pada [Tanggal Event] di [Venue], [Kota]. Event ini akan dihadiri oleh [jumlah] peserta dari [deskripsi peserta] dan menampilkan [pembicara/program/highlight utama yang menjadi nilai berita].
[Paragraf 2: Konteks dan mengapa event ini penting. Apa masalah industri yang dibahas, tren yang relevan, atau momentum yang membuat event ini tepat waktu. 2-3 kalimat.]
[Paragraf 3: Detail program. Siapa pembicara utama, sesi apa yang diadakan, highlight eksklusif apa yang akan ada. Berikan informasi yang cukup agar jurnalis bisa menjelaskan event ini ke editor mereka.]
“[Kutipan dari ketua panitia atau CEO — mengapa event ini penting dan apa yang akan dihasilkan],” kata [Nama], [Jabatan].
Detail Acara:
Tanggal: [Tanggal lengkap]
Waktu: [Pukul WIB]
Venue: [Nama venue, alamat lengkap]
Pendaftaran: [Link atau kontak]
Akreditasi media: [Kontak untuk pendaftaran jurnalis]
Tentang [Nama Brand/Organisasi]
[Boilerplate 3-4 kalimat]
Jenis event dan angle berita yang tepat untuk masing-masing
| Tipe Event | Angle Berita Terkuat | Media Target Utama |
|---|---|---|
| Konferensi dan summit bisnis | Pembicara ternama, angka peserta, topik yang relevan dengan isu terkini | Media bisnis, media industri vertikal |
| Product launch event | Inovasi konkret, pertama di Indonesia, data performa produk | Media tech, media industri, media konsumen |
| Pameran dan expo | Jumlah peserta/pengunjung, total transaksi, brand internasional yang hadir | Media bisnis, media industri |
| Grand opening | Lokasi strategis, investasi, dampak ekonomi lokal, kapasitas | Media lokal/regional, media bisnis |
| CSR dan charity event | Jumlah penerima manfaat, nilai donasi, impact sosial yang terukur | Media umum, media sosial, media CSR |
| Award ceremony | Siapa yang menang, kriteria penilaian, nama juri terkemuka | Media industri, media bisnis |
Hal yang sering salah dalam press release event
Distribusi terlalu mepet. Press release pre-event yang dikirim H-3 tidak memberi jurnalis waktu untuk meminta penugasan dari editor. Distribusikan minimal H-14 untuk event besar, H-7 untuk event skala menengah.
Tidak ada angka yang konkret. “Dihadiri ratusan peserta” lebih lemah dari “dihadiri 850 peserta dari 12 provinsi”. Selalu gunakan angka aktual — sebelum event gunakan estimasi yang realistis, sesudah event gunakan angka final.
Hanya satu press release untuk seluruh event. Tiga momentum berarti tiga liputan terpisah. Event yang hanya mengirim satu press release kehilangan dua kesempatan liputan tambahan yang bisa didapat hampir tanpa biaya ekstra.
Tidak menyertakan informasi akreditasi media. Jurnalis yang tertarik untuk hadir perlu tahu cara mendaftarkan diri. Selalu sertakan kontak person media dan tenggat waktu akreditasi di bagian detail acara.
Cara membuat undangan media untuk press conference atau event
Selain press release, event yang ingin meliput media secara langsung membutuhkan undangan media (media invitation) yang berbeda dari press release biasa. Undangan media adalah dokumen terpisah yang lebih pendek dan lebih personal — fokusnya adalah meyakinkan editor untuk menugaskan jurnalis, bukan menjelaskan detail event.
Format undangan media yang efektif. Subject: [UNDANGAN MEDIA] [Nama Event] | [Tanggal] | [Kota]. Body: 3 paragraf — siapa yang mengundang, apa eventnya dan mengapa layak diliput, detail praktis (tanggal/waktu/lokasi/RSVP deadline). Maksimal 200 kata.
Sertakan ‘exclusive element’ untuk media. Jurnalis yang hadir mendapat akses ke apa yang tidak bisa didapat dari press release saja? Wawancara eksklusif dengan CEO, demo produk langsung, atau data yang tidak ada di press release umum. Ini adalah incentive yang membuat editor mau menugaskan jurnalis untuk hadir.
Post-event follow-up: memperpanjang umur berita event
Setelah event selesai, jangan biarkan momentum beritanya habis begitu saja. Ada beberapa cara untuk memperpanjang umur berita event melalui konten lanjutan:
Infographic dari data event. Jika event menghasilkan data yang menarik — survei peserta, total transaksi di pameran, insight dari panel diskusi — buat infographic yang bisa dibagikan. Media digital sangat menyukai konten visual yang mudah di-embed.
Video recap yang bisa di-embed media. Video 90-120 detik yang merangkum highlight event, tersedia di YouTube dengan thumbnail yang baik, adalah aset yang sering digunakan media online dalam artikel follow-up mereka.
Kutipan lanjutan dari pembicara. Jika ada pernyataan menarik dari pembicara yang tidak sempat masuk ke press release hari-H, ini bisa menjadi angle berita lanjutan yang dikirim ke media yang belum sempat meliput.
Artikel terkait
Panduan lengkap memilih jenis press release yang tepat termasuk untuk event.
Formula headline yang terbukti bekerja untuk berbagai jenis press release termasuk event.
Siap distribusikan press release Anda?
MediaRilis distribusikan ke 200+ media aktif Indonesia dalam 1×24 jam.